関西文紙情報産業健康保険組合

関西文紙情報産業健康保険組合は、加入者個人に関する情報（以下「個人情報」といいます。）を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

 

1. 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
 
2. 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。
 
3. 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報（以下「特定個人情報」という。）については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、「個人情報の保護に関する法律」（平成１５年５月３０日・法律第５７号）第２７条第１項各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
 
4. 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
 
5. 当健康保険組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
 
6. 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
 
7. 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。
 

別表1

別表2

業務委託先一覧

　関西文紙情報産業健康保険組合（以下「当組合」という。）におきましては、事業主並びに被保険者やその家族（以下「加入者」という。）からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書（以下「レセプト」という。）」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

　当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

　しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

　したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

 

1.適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。

• 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者（異動）届」の記載事項（保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等）を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース（以下「マスター」という）」を作成し、当組合の業務処理コンピューターから「健康保険業務システム業者のコンピューターサーバー（以下「ホスト」という。）」にアクセスしてデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
• 「被保険者資格取得届」提出の際、年金手帳保持者には、年金手帳を添付していただき、チェックの上、年金事務所に渡します。
• 「被扶養者（異動）届」の提出に際して、所得証明書・年金振込通知書などの収入判定書類や在学証明書によって、認定作業を行います。
• 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後にシュレッダーにより裁断し廃棄処分にします。
• 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更（訂正）届出により、データの変更等を行います。
• 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
• 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
• 医療機関や他の保険者（区市町村、年金事務所を含む。）から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
• 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
• 「算定基礎届」、「月額変更届」、「賞与支払届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料（調整保険料、介護保険料を含む）の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
• 「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を健康保険業務システム業者に委託しています。
• 健診受診申し込み者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別を契約健診機関に渡し、健診結果の送付に利用します。
• 当組合機関紙を被保険者に配付するため、「マスター」の事業所名称、所在地データを業者に渡し、各事業所に送付します。
• 常備薬の配付について、氏名、事業所名称等が記載された申込書を契約斡旋業者に渡し、常備薬配付に利用します。

2.現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。

• 業務処理コンピューターから「ホスト」にアクセスして、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
• 給付記録は「ホスト」にデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
• 出産育児一時金・家族出産育児一時金の請求者について、請求書記載の氏名、住所データを委託契約業者に渡し、育児図書の送付に利用します。
• 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
• 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
• 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては医師照会や職歴照会を実施し、給付の決定を行います。

3.レセプト及び柔道整復療養費請求書については、社会保険診療報酬支払基金よりＣＳＶ情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、紙レセプトや柔道整復療養費請求書は、健康保険業務システム業者又は委託契約業者にパンチ入力を委託し、本体部分はイメージスキャナーにて読み取りをさせ、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。

• レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについては、社会保険診療報酬支払基金に対し再審査依頼します。
• 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
• 同様に、高額療養費の申請に基づき、患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
• レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
• レセプトデータを基に必要に応じて被保険者に負傷原因の照会を行ないます。
• レセプトデータを基に、高額療養費の支給決定を行います。
• レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
• レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
• レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
• 柔道整復療養費について、必要に応じて被保険者に負傷原因、受領回数等の照会を行ないます。
• 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
• レセプトデータを基に、健康保険業務システム業者に委託し、医療費のお知らせを事業所を通じて加入者に通知します。原則として、被保険者分及び被扶養者分をまとめて通知しますが、申し出により家族分を個々に作成し通知します。
• 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
• レセプトデータの有無を基に、健康者等表彰基準に適合している無受診者を抽出し、健康者等表彰を行います。記念品は、委託契約業者から事業所を通じて被保険者に渡しますが、申し出により自宅等へ配送する場合があります。
• 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
• 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。

4.健康診断について

• 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出、保健指導等の参考資料として利用します。
• 当組合は、事業主との共同事業として定期健康診断等委託契約書を交わして健康診断を実施しており、健診結果数値について労安衛規則第44条に定められた部分は、事業主にも通知して双方でそのデータを保有し、被保険者（従業員）の健康管理に役立てていくこととしております。
• 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。

5.その他保健事業の実施について

保健事業に参加された方の氏名、保険証の記号番号、メールアドレスが、システム管理業者「株式会社 社会保険研究所」と「株式会社 シーエスサービス」が提供するシステムに保存されます。使用契約期間終了時にデータを消去します。

 

6.役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について

• 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
• 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
• 人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
• 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
• 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。

7.特定個人情報について

　特定個人情報とは、個人番号（通称マイナンバー）（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む）をその内容に含む個人情報を指します。
　特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。）により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する（例：健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける）等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
　なお、上記１、２における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、１，２で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。
　また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

(1)各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。

(2)規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、専門業者に委託し、溶解処理を行います。
また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないよう又はデータ消去若しくは復元不可能な状態に破砕して、廃棄またはリース返却します。
なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

　個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）では、個人情報を使用して匿名加工情報※を作成して当該匿名加工情報を第三者に提供するときは、匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供方法について公表することとされております。
　このたび、関西文紙情報産業健康保険組合では、以下の通り匿名加工情報を作成し、第三者へ提供させていただきます。
　提供に当たっては、個人情報保護法に基づき、個人が特定されない形で匿名加工情報を作成しておりますので、ご了承くださいますようお願いいたします。
　※匿名加工情報とは、個人情報を加工して、通常人の判断をもって、個人を特定することができず、かつ、加工する前の個人情報へと戻すことができない状態にした情報のこと。

1.匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目

• 性別
• 生年月日
• 医療保険の資格情報（加入時期、脱退時期、本人・家族区分等）
• 診療報酬請求書の情報
• 健診・保健指導の情報

2.匿名加工情報の提供方法
　セキュリティが担保された電子的な手段または配送サービスを用いて提供

　健康保険組合の保有するデータの開示、訂正、使用停止等の請求を希望される方は、『保有個人データの開示・訂正・利用停止等に係る取扱要領』に基づき、健保組合より所定の請求用紙を入手し、必要事項を記入して提出願います。
　具体的な手続き

1.健保組合から、開示の場合は『保有個人データ開示請求書』、訂正・利用停止等の場合は『保有個人データ訂正・利用停止等届出書』を入手します。

2.必要事項を記入します。

3.添付書類を準備します。添付が必要な書類は健保組合にご相談願います。

4.書類一式を健保組合に提出します。

　健保組合は、請求等の手続きを行う方の利便性を考慮し、本人に過度の負担にならない範囲で受付を行います。
　請求等に対しての回答は、文書で行います。原則として、開示請求があれば、理由を問わず開示しますが、第三者の財産その他の権利利益を害する恐れのある場合、健保組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合、開示請求のあった保有個人データが存在しない場合については、その全部または一部を開示しないことがあります。その場合は、本人に対し遅滞なくその理由を文書で通知いたします。

診療報酬明細書（レセプト）の開示請求について

　『診療報酬明細書等の開示規程』並びに『診療報酬明細書等の開示に係る事務取扱要領』に基づき行います。診療報酬明細書（レセプト）の開示に当たっては健保組合では当該レセプトの開示により本人の診療上支障が生じるかどうか等の判断が難しいため、当該レセプトを発行した保険医療機関等に対し、レセプト開示の適否について照会することになっています。

開示請求等の手数料について

　当健保組合では、手数料は原則とならないこととしますが、郵送での回答等を求められる場合は、郵送料の実費を請求させて頂きます。
　その他、ご不明なことがございましたら、健保組合にご相談願います。

　個人情報の取扱いに関しての苦情および相談については下記で受け付けております。